Informace o zpracování osobních údajů Společnost PFP s.r.o., IČO: 259 18 184, se sídlem Praha 1, Na Florenci 2116/15, Nové Město, 110 00 Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ústí nad Labem pod sp. zn. C 17808 (dále jen „Správce“) tímto informuje své potenciální klienty resp. klienty a fyzické osoby zastupující právnické osoby jako potenciální klienty resp. klienty (dále společně jen „klient“), kteří poptávají nabídku služby distribuce pojištění (pojistných produktů) (dále jen „Produkt“ nebo „Produkty“) skrze Správce, jako pojišťovacího zprostředkovatele, od příslušných dodavatelů těchto služeb, o zpracování jejich osobních údajů, v souladu s platnými právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů, zejména nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), ke kterému dochází prostřednictvím služby chatbot umístěné na internetových stránkách https://www.srovnator.cz/ Správce tímto vyzývá klienty – právnické osoby, aby vždy řádně uvědomili fyzické osoby (subjekty údajů), jež vystupují vůči Správci jako kontaktní osoby klienta, a/nebo zaměstnanci klienta tj. fyzické osoby, které jsou zúčastněné na vzniku a změnách Správcem distribuovaném pojištění, tedy fyzická osoba – zaměstnanec klienta a pojištěný (dále též jen „zaměstnanec“); případně jiné fyzické osoby (subjekty údajů), jejichž osobní údaje klient předal Správci; o předání osobních údajů těchto osob Správci a předali subjektům údajů tuto informaci o zpracování osobních údajů. Kontaktní údaje Správce Korespondenční adresa: Praha 1 – Nové Město, Na Florenci 15, PSČ 110 00 E-mail: info@srovnator.cz Pověřenec Správce pro ochranu osobních údajů: aktuální kontaktní informace Pověřence jsou dostupné na webových stránkách: https://www.srovnator.cz/kontakt/ 1. Účely a právní základy zpracování osobních údajů Plnění smlouvy, provádění opatření před uzavřením smlouvy – zprostředkovatelská činnost, týkající se Produktů příprava nabídky, projednání, uzavření a plnění smlouvy mezi Správcem a příslušným klientem / zaměstnancem, jejíž účelem je poskytování nebo zprostředkování (distribuce) pojištění, a to včetně pořízení zvukového záznamu hovoru uskutečněného prostřednictvím služby chatbot, případně přepisu takového hovoru; a to na základě smluvního vztahu nebo provádění opatření přijatých před uzavřením smlouvy mezi klientem / zaměstnancem a Správcem (dále jen „Smlouva“). Plnění zákonných povinností Správce distribuce pojištění (poskytování nebo zprostředkování pojištění) dle zákona č.170/2018 Sb., o distribuci pojištění a zajištění; včetně na žádost klienta provedeném představení a nabídky Produktů zprostředkovávaných Správcem, a opatřeních před uzavřením Smlouvy, a to včetně pořízení zvukového záznamu hovoru uskutečněného prostřednictvím služby chatbot, případně přepisu takového hovoru; Oprávněný zájem Správce zasílání obchodních sdělení a zasílání a provádění marketingových nabídek, týkajících se Produktů; pořízení zvukového záznamu hovoru uskutečněného prostřednictvím služby chatbot za účelem řešení případných stížností, reklamací, zkvalitňování služeb Správce a ochrany právník nároků Správce. 2. Rozsah zpracovávaných osobních údajů Pro účely uvedené pod písm. a), b) a c) výše Klient – právnická osoba: osobní údaje, jež byly Správci předány s vědomím kontaktních osob klienta a/nebo zaměstnanců klienta (jméno, příjmení, titul, kontaktní údaje); osobní údaje člena statutárního orgánu / jiné osoby zastupující klienta / zaměstnance nebo jiné kontaktní osoby klienta (jméno, příjmení, titul, kontaktní údaje). Klient – fyzická osoba, včetně zaměstnance: jméno, příjmení, kontaktní údaje (telefonní číslo, e‑mailová adresa, IP adresa), údaje, které klient sdělí Správci při případném telefonickém hovoru či chatu prostřednictvím služby chatbot, týkající se zejm. zájmu o zprostředkování Správcem nabízených Produktů (kupř. rodné číslo) Poskytování výše uvedených osobních údajů vyplývá ze smluvních požadavků Správce, zákonných požadavků dopadajících na Správce a organizačně technického nastavení procesů zpracování osobních údajů Správce. Poskytnutí osobních údajů je dobrovolné, nicméně, při neposkytnutí některých z výše uvedených údajů nemohou být Správcem poskytnuty požadované Produkty a služby. 3. Doba zpracovávání osobních údajů Pro účely uvedené pod písm. a) výše Správce zpracovává osobní údaje klienta / zaměstnance po dobu trvání Smlouvy. Pro účely uvedené pod písm. b) výše Správce zpracovává (uchovává) osobní údaje klienta / zaměstnance: po dobu trvání pojištění a do konce 10 (desátého) kalendářního roku od jeho zániku, pokud se o něm dozvěděl nebo do konce 10 (desátého) kalendářního roku od konce pojistné doby; do konce 2 (druhého) kalendářního roku od poslední komunikace se zákazníkem (klientem / zaměstnancem), nedošlo-li k sjednání pojištění; to vše v souladu s čl. 80 odst. 4 zákona č. 170/2018 Sb., o distribuci pojištění a zajištění. Pro účely uvedené pod písm. c) výše Správce zpracovává osobní údaje klienta / zaměstnance v případě zasílání marketingových nabídek po dobu trvání závazku z příslušné Smlouvy, a dále po dobu přiměřenou od poskytnutí služby klientovi / zaměstnanci, a v závislosti na charakteru poskytnuté služby, ne však déle než 2 (dva) roky po zániku závazku z této Smlouvy, nepodá-li klient / zaměstnanec námitku proti zpracování osobních údajů; v takovém případě je Správce povinen přestat zpracovávat osobní údaje pro tento účel. Zvukový záznam hovoru a písemný záznam komunikace uskutečněné prostřednictvím služby chatbot je za účelem řešení případných stížností, reklamací, zkvalitňování služeb a ochrany právních nároků Správce uchováván po dobu 3 let ode dne pořízení zvukového záznamu nebo příslušné písemné komunikace s klientem. Pro lepší orientaci v této informaci a zvýšení transparentnosti, platí, že tam, kde se v dalších kapitolách této informaci zmiňuje „klient“, se za klienta považuje i zaměstnanec, a tedy vše níže uvedené pro klienta platí i pro zaměstnance (kupř. i zaměstnanec má právo získat od Správce informace atp.). 4. Způsob a zásady zpracování osobních údajů, poučení o právech klienta Správce je oprávněn zpracovávat osobní údaje manuálně nebo automatizovaně prostřednictvím svých k tomu oprávněných zaměstnanců nebo prostřednictvím specializované společnosti. Osobní údaje jsou uchovávány v zabezpečených databázích. Správce prohlašuje, že veškeré zpracování osobních údajů klienta, popřípadě jejich nezbytné předávání, bude prováděno plně s ohledem na soukromí klienta a v souladu s platnými právními předpisy, zejména s platnými právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů a s právními předpisy regulujícími zprostředkovatelskou činnost Správce. Klient může v souvislosti se zpracováním osobních údajů vůči Správci uplatnit práva na přístup k osobním údajům; může po Správci požadovat informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, případných příjemcích osobních údajů či plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy. Dále má klient právo na opravu nepřesných osobních údajů, případně na doplnění neúplných osobních údajů. Též má právo na výmaz či omezení zpracování osobních údajů v případech stanovených právními předpisy. Klient má též právo požadovat, aby mi Správce poskytl ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu osobní údaje, které jsou zpracovávány, a případně tyto předal jinému správci, kterého určím. V případě podezření na nezákonný postup Správce při zpracování osobních údajů má klient právo podat podnět/stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz). Podrobnější informace o jednotlivých právech a způsobech jejich uplatnění u Správce klient může nalézt pod následujícím odkazem: https://www.srovnator.cz/informace-o-zpracovani-osobnich-udaju/ 5. Příjemci osobních údajů Správce je oprávněn za podmínek stanovených platnými právními předpisy předat (zpřístupnit) osobní údaje klienta pouze svým oprávněným zaměstnancům a spolupracujícím osobám, či jednotlivým zpracovatelům osobních údajů (smluvně sjednaných Správcem), případně dalším správcům za účelem dalšího zpracování (příjemcům), vždy však pouze v míře nezbytné pro naplnění jednotlivých účelů zpracování a na základě odpovídajícího právního titulu pro zpracování, převážně na základě smlouvy o zpracování osobních údajů, a/nebo za účelem plnění zákonných či smluvních povinností Správce a/nebo na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů uděleného Správci klientem a/nebo na základě oprávněného zájmu Správce. Takovými příjemci jsou zejména: právní zástupci (advokáti) Správce, spolupracující samostatnízprostředkovatelé Správce (v případě, že na konkrétním obchodním případu Správce spolupracuje s jiným samostatným zprostředkovatelem); spolupracující vázaní zástupci nebo doplňkoví pojišťovací zprostředkovatelé(v případě, že Správce vykonává svojí zprostředkovatelskou činnost prostřednictvím těchto osob); společnosti v rámci RENOMIA GROUP (především pro vnitřní administrativní účely za účelem vnitřní správy a reportingu); poskytovatelé příslušných Produktů, (za účelem uzavření příslušné smlouvy a/nebo splnění smluvních povinností Správce vůči klientovi); poskytovatelé informačních a komunikačních systémů, technické infrastruktury (kupříkladu IT služeb, technických řešení pro ukládání dat); marketingové agentury (při přípravě a koordinaci obchodních a reklamních aktivit Správce za účelem nabízení produktů a služeb Správce) technický poskytovatel služby chatbotu, který poskytuje Správci nástroj k prvotnímu kontaktu potenciálního klienta Správce se Správcem (chat/volání). Správce nepředává osobní údaje třetím osobám úplatně. Správce je v zákonem stanovených případech oprávněn, resp. povinen některé osobní údaje předat na základě platných právních předpisů orgánům veřejné moci, například orgánům činným v trestním řízení či orgánům dozorujícím jeho regulovanou činnost. Bližší informace o příjemcích je možné získat i u pověřence pro ochranu osobních údajů. 6. Předávání osobních údajů do jiných zemí Osobní údaje mohou být v rámci činnosti Správce předávány do třetích zemí mimo Evropskou unii a Evropský hospodářský prostor. Zajištění některých Produktů Správce včetně služeb s nimi spojených a jejich propagace v některých případech vyžadují, aby Správce předával osobní údaje ke zpracování mimo Evropskou unii. Správce však vždy dbá na to, aby k předávání docházelo v souladu s legislativními požadavky a aby byla v každém jednotlivém případě zabezpečena adekvátní ochrana osobních údajů. Správce pro zabezpečení ochrany osobních údajů při jejich předávání do třetích zemí využívá záruk stanovených platnou legislativou (tj. k předání dochází zejména na základě rozhodnutí Komise EU o odpovídající ochraně, standardních doložek o ochraně osobních údajů, právně závazných a vymahatelných nástrojů mezi orgány veřejné moci nebo veřejnými subjekty). Neexistují-li takové záruky, pak může Správce v ojedinělých případech předávat osobní údaje, je-li předání nezbytné pro uzavření nebo splnění smlouvy, která byla uzavřena v zájmu klienta mezi Správcem a třetí stranou, nebo je-li předání nezbytné pro splnění smlouvy mezi klientem a Správcem nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost klienta, či na základě výslovného souhlasu řádně informovaného klienta.